Ta mission :

Mettre à niveau zéro la fonction Administration & Paie de SILYMBA et la rendre fiable dès le premier cycle.

Tu construis les fondations : dossiers du personnel, modèles contractuels RH avec la Direction Juridique et Conformité (DJC), calendrier de paie et contrôles, temps & présences lisibles, SIRH prêt en T1 avec la Direction données & Système d'information (DSI-D). Tu fournis à la DAF des fichiers de paie exacts et complets pour exécution par virement bancaire uniquement. Tu garantis la conformité (droit guinéen, CNSS, impôts, protection des données) et la traçabilité (références, versions, signatures, publication interne).

Concrètement, ta mission couvre :

1. Monter la paie “propre dès J-1”

• Concevoir le calendrier paie
• Définir la nomenclature de paie (éléments fixes, primes, heures sup, absences, avances) et les règles (plafonds, justificatifs).

2. Sécuriser les dossiers du personnel

• Créer le kit d’entrée (contrat, clauses, pièces), checklists onboarding et sortie (solde de tout compte, attestations).
• Mettre à jour les modèles avec la DJC ; publier les versions “en vigueur” avec le Bureau du DG (BDG).

3. Fiabiliser le temps & les présences

• Mettre en place un process simple (planning, pointage, absences, astreintes), contrôlé chaque semaine avec les responsables de terrain (COO).
• Produire un état mensuel opposable (qui alimente la paie).

4. Préparer le SIRH (T1) et les accès

• Conduire le blueprint SIRH avec la DSI-D (processus, rôles, sécurité, interfaces paie).
• En attendant l’outil, mettre en place un socle temporaire (dossiers normalisés + suivi sur SharePoint/Drive sécurisé).

5. Tenir la conformité et l’éthique

• Appliquer le droit du travail et la protection des données.
• Garantir la TVA là où c’est requis (prestations), et la régularité des cotisations sociales et impôts liés à la paie (avec la DAF).

Ton objectif : au premier mois, une paie “à l’heure et sans erreurs”, des dossiers complets, et un plan SIRH validé.

Responsabilités clés :

• Administration du personnel : constitution et tenue des dossiers, contrats/avenants, attestations, gestion des congés/absences, entrées/sorties.
• Cycle paie (inputs) : collecte contrôlée des variables, consolidation des états de temps, contrôle des éléments fixes/variables, transmission à la DAF des fichiers de virement et journaux correspondants.
• Temps & présences : déploiement des règles simples (horaires, pointages, validations), suivi hebdo avec les managers, traitement des écarts.
• Conformité : respect du droit du travail guinéen, CNSS, fiscalité liée aux salaires ; confidentialité des données RH (accès par rôle, traçabilité).
• Documents & modèles : tenir à jour les modèles RH validés par la DJC ; publier et archiver avec le BDG (référence, version, date, signataires).
• SIRH : piloter le cadrage T1 (exigences, sécurité, interfaces paie/temps), accompagner le choix de la solution, préparer les migrations de données.
• Relation interne : travailler avec COO (aptitudes médicales, présences), DAF (paie, virements, déclarations), DCH (politique RH), DJC/DPO (procédures et données), DSI-D (accès & sauvegardes).

Résultats attendus (KPI) :

• Paie “On-Time & Error-Free” : 100 % des cycles payés à la date prévue, 0 erreur critique.

• Dossiers du personnel complets : ≥ 98 % de complétude (audit mensuel).

• Temps & présences fiables : ≥ 98 % de pointages validés avant J-5.

• Transmission à la DAF : fichiers paie J-2 (100 % dans les délais), virements bancaires uniquement.

• Conformité : 0 incident majeur (données / droit du travail) ; réponses aux demandes de données < 48 h.

• SIRH : Blueprint T1 livré et validé ; plan de déploiement prêt pour T2.

Compétences requises :

• Maîtrise administration du personnel et pré-paie de A à Z (entrées, carrières, sorties, variables).

• Solides bases en droit du travail et en obligations sociales/fiscales liées à la paie.

• Sens aigu du contrôle et de la qualité de données ; confort avec Excel/Sheets et espaces partagés (SharePoint/Drive).

• Capacité à simplifier et documenter des règles claires, pédagogie avec les managers terrain.

• Discrétion, intégrité, sens du service et du résultat.

• Bac+4/5 en RH, Gestion ou équivalent.
• 3+ ans en Administration du personnel et Paie (pré-paie et relation finance) ; expérience de lancement ou de structuration d’une fonction est un vrai plus.
• Expérience SIRH appréciée (cadrage, droits d’accès, data), même sur des solutions simples.
• À l’aise en environnement multi-sites et au contact des opérations.

Ce que nous offrons :

• La création d’une fonction clé, avec un impact immédiat sur la fiabilité sociale et financière.
• Des processus clairs, un soutien fort des directions Finance, Juridique et Systèmes d'information, et une culture de preuves et de traçabilité.
• Rémunération selon profil + évolution possible vers des postes de haute responsabilité