Ta mission

Mettre en place depuis zéro une Administration des Ventes fiable qui transforme des commandes propres en factures exactes et émises à temps, avec dossiers clients complets, documents conformes et traçabilité sans faille.

Tu sécurises la chaîne : offre validée → contrat visé par la Direction Juridique et Conformité → commande enregistrée → exécution par la Direction des Opérations → attestation de service fait ou livraison → facturation → suivi de l’encaissement. En attendant Odoo, tu poses des procédures simples et des modèles robustes.

Ce que tu pilotes au quotidien :

1. Ouverture et tenue des comptes clients :

• Constitution du dossier : raison sociale, numéro d’identification fiscale, coordonnées, contacts, relevé d’identité bancaire, statut fiscal.
• Création et mise à jour du fichier maître clients, contrôle des doublons.

2. Traitement et contrôle des commandes :

• Vérification : cohérence avec l’offre et le contrat visé, respect des délégations de signature publiées par le Bureau du Directeur Général, prix et conditions, taxe sur la valeur ajoutée (18 %) le cas échéant.
• Émission de l’accusé de réception de commande et transmission d’un dossier d’exécution clair à la Direction des Opérations.

3. Documents d’exécution :

• Préparation des bons de livraison, bons de retour, feuilles d’enlèvement, attestations de prestation.
• Centralisation des preuves d’exécution (attestation de service fait, photos, mesures) avec la Direction des Opérations.

4. Facturation initiale et avoirs :

• Déclenchement de la facture au jalon prévu (commande, livraison partielle ou totale, service fait attesté).
• Gestion des avoirs si nécessaire, selon une procédure validée par la Direction Administration et Finances et la Direction Juridique et Conformité, avec traçabilité.

5. Traçabilité documentaire et conformité ;

• Tous les documents portent référence, version, date, signataires et sont publiés par le Bureau du Directeur Général.
• Paiements par virement bancaire uniquement ; aucun paiement en espèces.
• Application rigoureuse de la taxe sur la valeur ajoutée quand elle s’applique.

6. Préparation des outils :

• Mise en place de tableaux partagés (commandes, livraisons, jalons de facturation, encaissements, litiges).
• Préparation, avec la Direction Données et Systèmes, de la migration vers Odoo : champs, flux, profils d’accès.

Responsabilités clés :

• Dossier de vente complet avant exécution (contrat, bon de commande, KYC client, conditions).
• Enregistrement et suivi des commandes : statuts à jour (en cours, livré, facturé, litige).
• Émission des documents : accusé de réception de commande, bon de livraison/retour, facture, avoir ; modèles à jour et publiés.
• Coordination facturation–finances et preuve d’exécution avec les directions concernées.
• Traitement des litiges (quantité, qualité, délai) et retour d’information aux clients et à la Direction Client et Marchés.
• Qualité des données et archivage sécurisé.

Résultats attendus (KPI) :

• Délai entre commande et première facture : au plus tard cinq jours ouvrés après le jalon prévu.
• Exactitude des factures : au moins 99,5 % (avoir correctif ≤ 0,5 %).
• Dossiers clients complets : 100 % avant toute exécution.
• Conformité taxe sur la valeur ajoutée et identification fiscale : 100 %.
• Traçabilité documentaire : 100 % des documents publiés avec les mentions requises.
• Litiges : au moins 90 % résolus en moins de sept jours ouvrés.
• Préparation Odoo : référentiels et workflows validés avant le passage en production.

Compétences clés :

• Maîtrise du cycle Administration des Ventes de bout en bout (commande → livraison/prestation → facture → avoir).
• Lecture et contrôle d’un contrat et d’une offre (alignement prix/conditions, délégations de signature).
• Excellente pratique d’Excel/Sheets et de l’archivage dans des espaces partagés (SharePoint).
• Connaissance opérationnelle de la facturation et de la taxe sur la valeur ajoutée.
• Sens du service, de la précision et de la preuve (documents opposables).
• Communication claire avec clients et directions internes.

• Bac +5 en gestion, commerce ou administration.
• 3 à 5 ans d’expérience en Administration des Ventes B2B (services, agri/agro, industrie légère).
• À l’aise en phase de lancement (processus à structurer, outils simples avant Odoo).
• Rigueur, sens de l’organisation, intégrité.

Ce que nous offrons :

• Un rôle central entre Ventes, Opérations et Finances.
• Des processus clairs, une autonomie réelle et un outillage en montée de puissance.
• Rémunération selon profil ; évolution possible.